Эта статья была написана под заказ для одного из сайтов, но на сайт она пошла в несколько усеченном и измененном виде. Предлагаю вам исходный “авторский” вариант статьи.
“Мы можем делать
– быстро,
– дешево,
– качественно.
Вы можете выбрать любые два пункта из трех.”
Анекдот.
Заказчик, каким бы честным и реалистичным он не был, всегда хочет, чтобы проект был выполнен и быстро, и дешево и качественно. На то он и заказчик. Однако, сделать так на самом деле – практически никогда невозможно. Кроме того, ни один специалист не может быть универсалом во всех областях, а каждый проект уникален и по разнообразию специфических, специализированных задач, и по объемам работы. Это – первое. И второе: даже у хорошего универсала далеко не всегда получается “разорваться” между задачами, находящимися в пределах его компетенции как по времени, так и по силам. Что называется, “я, конечно, могу все, но не все сразу”. Возникает дилемма: либо все сам, но тогда не факт, что успеешь, либо “отдавать на сторону” и будь что будет. С другой стороны, как говорится, “незаменимых не бывает” и, следовательно, “кадры решают все”. Пусть не идеально или не точь-в-точь так как хочется, но решают. И тогда вопрос найма помощника или даже помощников становится понятным и весьма актуальным.
Когда нам в работе необходима помощь? Когда специфика очередного проекта требует от нас решения вопросов, находящихся вне нашей компетенции или специализации. Конечно, научиться можно всему. Но на это требуется время, причем, как правило, весьма значительное. Если мы в процессе выполнения очередного проекта займемся “самообразованием”, то в 99 случаях из ста вылетим из графика, причем, очень далеко. Ибо каждый проект имеет сроки, рассчитанные на выполнение специалистами задач проекта, а не на обучение неофитов. Следовательно, единственное решение, если мы не хотим отказываться от проекта – найти и нанять специалиста в тех вопросах, которые по тем или иным причинам не попадают в сферу нашей компетенции.
Также, помощь зачастую необходима даже в случаях, когда весь проект находится в пределах вашей компетенции, но мы не в силах исполнить весь объем работ за отведенный для этого срок. Потому что увеличить скорость своей работы в несколько раз – просто невозможно. У каждого специалиста – своя производительность и максимум отличается от минимума, как правило, не более чем в 2-3 раза. Разумеется, под минимумом здесь мы понимаем не абсолютный ноль, а некое адекватное значение производительности данного специалиста, никак не связанное с понятием отдых. То есть, заставить человека работать быстрее его обычного рабочего ритма (производительнее) конечно можно, но не во много раз, и не факт, что это никак не отразится в худшую сторону на качестве работы. Следовательно, может возникнуть ситуация, когда вы с удовольствием выполнили бы проект, но физически не укладываетесь в сроки – никак. Значит, этот проект рассчитан на выполнение группой специалистов, а у вас есть два варианта: отказаться от проекта или нанимать помощника для выполнения проекта в срок.
Таким образом, если мы не в состоянии справиться с данным объемом работы за отведенные сроки или некоторая часть задач проекта лежит вне нашей компетенции по причине того, что это не наш уровень или не наша предметная область, но при этом мы все-таки непременно хотим выполнить такой проект – без помощника никак не обойтись.
Принятие окончательного решения о найме помощника всегда остается за нами. Надо только трезво смотреть на вещи и реально оценивать проект и ресурсы, необходимые для его выполнения. Если есть возможность, спешить не стоит, каким бы лакомым куском ни казалась задача или ее оплата. Помните, что вкусный запах бесплатного сыра почти всегда приводит в глубокую… мышеловку. Иногда даже на этом этапе стоит поискать помощника, который мог бы выполнить оценку проекта. Разумеется, затраты на его работу могут оказаться неокупаемыми, ведь в итоге, возможно, придется отказаться от проекта, но эти затраты окажутся гораздо меньшими, чем, например, те штрафные санкции, которые ждут вас в случае срыва сроков или невыполнения этапов проекта.
Любой постоянный бизнес строится на командной игре. В одиночку много и хорошо не наработаешь. Чем качественнее подобрана и управляется команда, тем лучше результаты ее деятельности. Если вдуматься, станет ясно, что любой член этой команды, вплоть до уборщицы, – уже является помощником руководителя. Однако, сотрудники – помощники, скорее, опосредованные, они – детали некоего механизма, именуемого фирмой. Они решают задачи фирмы, каждый на своем участке, но при этом не помогают непосредственно руководителю решать его задачи. В данном случае как помощника следует рассматривать, например, заместителя руководителя или консультанта по определенным вопросам (референта) – специалистов, готовых взять на себя часть работы самого руководителя. Понятно, что функции этих двух типов помощников принципиально различны. Они как бы делят между собой те проблемы одиночной работы, о которых мы говорили ранее: референты закрывают пробелы в компетенции, а заместители позволяют руководителю “размножиться”.
Идеально сочетание функции референта и заместителя в одном человеке. Фактически, такой специалист может брать на себе решение более сложных задач. Однако, надо понимать, что чем мощнее и универсальнее специалист, тем более уязвимым является тот участок, который он закрывает. Что делать в случае, если он заболеет или решит сменить место работы? История знает немало случаев, когда уход такого “ведущего” специалиста компании делал ее практически неработоспособной и ставил на грань банкротства. Оптимальным решением является принцип дублирования, который является воплощением утверждения о том, что незаменимых не бывает. Так вот, чтобы незаменимых не было, при таких специалистах всегда полезно держать одного или нескольких “дублеров”, которые смогут прикрыть участок в случае временной или постоянной “потери бойца”.
Однако и тут надо помнить, что любое увеличение штата – это немалые дополнительные расходы. В частности, “канареек за копейку” – просто не бывает, а затраты на любого сотрудника – это не разовая выплата, а регулярные ежемесячные отчисления, если вы, конечно, склонны формировать команду, а не нанимать каждый раз случайных фрилансеров. Также, при поиске помощников для руководителя не стоит забывать и о коммерческой тайне. Любой дополнительный человек, имеющий доступ к работе руководителя представляет из себя потенциальную угрозу безопасности, потому что “секретов фирмы” более важных, чем те, которые хранит руководитель, как правило, не бывает. А доверенные лица из воздуха не возникают, их желательно готовить в своем коллективе постепенно и с многократными проверками.
То же самое касается и компетентности помощников. Для того, чтобы убедиться в соответствующем уровне специалиста зачастую требуется несколько месяцев. При этом рекомендации, резюме, портфолио и прочее – можно использовать только в качестве опорной информации. И никакой HR-менеджер (менеджер по персоналу) или кадровое агентство, несмотря на их многочисленные уверения, не смогут дать вам никаких гарантий относительно уровня нанимаемого специалиста. По той простой причине, что любого специалиста можно проверить только в процессе реальной работы (а не в процессе заполнения анкет) и только в течение достаточно длительного времени, в крайнем случае, по факту завершения некой работы – по ее результатам.
Кстати, не стоит забывать еще и о психологической совместимости. Иногда именно этот фактор может оказаться решающим, несмотря на высокие рабочие качества помощника. Кроме того, что несовместимость характеров наверняка всплывет даже при редком личном или онлайн общении, представьте, каким кошмаром это может обернуться при постоянном ежедневном общении в офисе. А общение обязательно будет постоянным – это же ваш помощник! Представьте себе, сколько проблем и разочарований ждет вас, если именно фактор психологической несовместимости вас и вашего помощника окажется той соломинкой, которая сломает хребет всему проекту.
Из всего вышесказанного следует один очень серьезный вывод: нельзя так просто взять и найти помощника в критический для вашего бизнеса момент. Потому что нет никакой гарантии, что это действительно поможет решить возникшие задачи, а не обернется их увеличением или усложнением. Помощника лучше воспитывать в своем коллективе и быть готовым к тому, что при возникновении определенных проблем именно его и можно будет использовать для этой цели. То же самое касается и разовых привлекаемых со стороны специалистов: гораздо лучше заранее на мелких задачах подобрать и поддерживать необходимый “штат” сдельщиков-фрилансеров, чем в случае возникновения тяжелой ситуации начинать судорожно играть в “русскую рулетку”, основываясь на портфолио или резюме потенциально неизвестных кандидатов, которые, к тому же могут запросто оказаться “липой”.
Не так давно я была свидетелем одной печальной ситуации: некая фирма выиграла с крупным счетом тендер на проект, в котором ни один из ее сотрудников не понимал, что называется “ни уха, ни рыла”. В результате 3/4 времени, отведенного на исполнение проекта, руководство фирмы металось по фриланс-сайтам и прочим ресурсам интернета в отчаянных попытках найти “канареек за копейки”. Канареек они, разумеется, нашли, правда, как выяснилось впоследствии, канарейки оказались умело раскрашенными воробьями, да к тому же не менее хитрыми, чем само руководство данной фирмы. В итоге к сроку заказчикам были переданы материалы, представляющие из себя удачно скопипащенную и переписанную из интернета ахинею, которая должна была изображать результаты реальной работы. Заказчик, разумеется, обман не принял и потребовал с фирмы-исполнителя такую неустойку, что фирму пришлось закрывать. Кстати, канарейки-фрилансеры в этом случае в накладе не остались и деньги за свою липу получили.
Даже нанимая помощника или выдвигая на эту роль проверенного сотрудника необходимо всегда держать в голове возможность его утраты по любой из независящих от нас причин. Помощник может выбыть как временно, так и насовсем. Если это произойдет в процессе работы над проектом, а такое случается, – это самый неприятный вариант и вот тут придется “вводить в бой резервы”: либо подбирать и “активировать” наиболее подходящих из уже имеющихся специалистов, либо, используя все возможные ресурсы, знания, опыт и интуицию (а куда же без нее!), пытаться в минимальные сроки найти подходящего специалиста, опираясь лишь на “внешние данные”.
Когда помощник или помощники найдены и введены в строй у вас не должно создаваться ошибочного мнения, что если вы взяли себе помощника с такими же опытом, знаниями и работоспособностью, как у вас, то ваша результирующая производительность обязательно вырастет вдвое. Будет хорошо, если производительность возрастет в полтора раза. Кроме того, не следует забывать, что вам теперь отводится роль “капитана команды”, и на вас кроме текущих задачи и задач проекта свалятся все вопросы по управлению и обеспечению работы вашего помощника, хочется вам этого или нет. Даже если это сведется к утверждению его графика работы, принимаемых им решений и т.п. В худшем же случае вам предстоит планировать его деятельность и контролировать ее результаты.
Одним из важных аспектов привлечения помощников являются неизбежные потери, выражающиеся в загрузке вас задачами управления их деятельностью, в расходовании средств на оплату их труда, а также в том, что ни один помощник не в состоянии решать задачи точь-в-точь как вы или как вы этого хотите. Помощник не может думать вашей головой и смотреть на мир вашими глазами. Идеала не существует, поэтому всегда будут возникать какие-либо разночтения или разногласия, ошибки, неточности (все мы – люди!) и это будет, так или иначе, отражаться на сроках и качестве исполнения проекта. Единственное решение в данном случае – смириться с неизбежными потерями и постараться максимально свести их к минимуму (на ноль даже не надейтесь!).
Любой помощник всегда будет стоить каких-то денег, которые придется ему платить из общей суммы проекта вместо того, чтобы приплюсовать их к своей прибыли. Просто надо понимать, что всех денег все равно не заработаешь, а хорошая команда, которая может сложиться в результате, это лучше чем разовый “большой куш”. И еще не известно, получится ли его урвать. Да и в будущее смотреть всегда приятнее и интереснее, когда в нем рисуются некие перспективы дальнейшего развития. Хотя иногда встречаются люди или организации, которые предпочитают под разными предлогами (или вовсе без них) этого не делать. Что тут можно сказать? Лично я не уверена, что такая практика приводит к хорошим последствиям.
Безусловно, для одиночных работников, которые привыкли справляться с проектами только своими силами, принятие решения о необходимости поиска и привлечения к очередному проекту помощников любого уровня: от простого исполнителя кусочка проекта до равного себе по уровню специалиста – решение наиболее непростое. Особенно в силу того, что любой опытный фрилансер-одиночка прекрасно умеет анализировать проекты на соответствие его силам, срокам исполнения и оплате. Однако, и тут могут возникнуть вполне понятные резоны. Например, это могут быть проекты, расширяющие сферу деятельности или увеличивающие статусное положение самого фрилансера. В этих случаях даже при недостаточных финансовых ресурсах найм помощника, который позволит уложиться в сроки или выполнить проект с элементами нового направления, представляется вполне осмысленным и своевременным.
В любом случае, если для дальнейшего роста и развития вашего бизнеса вам необходимы проекты, которые вы не можете решить собственными (уже имеющимися в наличии) силами, – без помощника вам не обойтись. И желательно, чтобы это был проверенный специалист, с которым вы в состоянии найти общий язык. Если вы готовы к тому, что он не только возьмет на себя часть вашей работы, но и потребует еще определенных затрат, если вы не боитесь, что не вся его деятельность будет идеальной, или что он не станет действовать точь-в-точь как вы, начинайте думать о том, где и как вы будете искать такого специалиста. И помните, решение о найме помощника – это ваш выбор, и чем серьезнее будет анализ всех аспектов этого выбора, тем больше и в лучшую сторону результат будет отличаться от результатов какой-нибудь благотворительной лотереи.